Datenschutz

Weitere Informationen:

Datenschutzerklärung des Telefonsekretariats Emilie®

(Version: 2018/05)

Der Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten sind uns ein besonderes Anliegen. Wir möchten Sie mit dieser Datenschutzerklärung darüber informieren, wie wir Daten erheben und verarbeiten, wenn Sie unsere Online-Plattform besuchen und wenn Sie unsere Dienste nutzen.

Allgemeine Hinweise und verantwortliche Stelle

Dienstanbieter im Sinne des Telemediengesetzes (TMG) und verantwortliche Stelle im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist die Milliways Infodesign GmbH, Hannover (Impressum).

Mit "wir", "uns" und ähnlichen Formulierungen beziehen wir uns im Folgenden auf die Milliways Infodesign GmbH, insbesondere auf die unter der Bezeichnung „Telefonsekretariat Emilie®“ angebotenen Dienstleistungen.

Sofern Begriffe wie Datenverarbeitung oder Verarbeitung (von „Daten“) benutzt werden, wird damit die Erhebung, Speicherung, Übermittlung und Löschung von personenbezogenen Daten verstanden.

Aus Gründen der sprachlichen Vereinfachung sind alle Begriffe die sich auf natürliche Personen beziehen oder diese beschreiben in jeder Deklination stets als geschlechtsneutral zu verstehen.

Unsere Datenschutz-Prinzipien

Zweckbestimmung

Wir werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten nur für die Ihnen mitgeteilten Zwecke erheben, verarbeiten und nutzen.

Vertraulichkeit

Alle unserer Mitarbeiter und alle an der Datenverarbeitung beteiligten Dritten sind auf das Bundesdatenschutzgesetz und den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet. Wir sensibilisieren unsere Mitarbeiter durch regelmäßige Schulungsmaßnahmen für die Erfordernisse des Datenschutzes.

Datensparsamkeit

Vor einer Verarbeitung personenbezogener Daten prüfen wir sorgfältig, ob und in welchem Umfang diese zur Erreichung des jeweiligen Zwecks notwendig sind. Es werden keine personenbezogene Daten „auf Vorrat“ für zukünftige Zwecke gespeichert, es sein denn, dies ist durch gesetzliche Regelungen vorgeschrieben oder erlaubt.

Sicherheit

Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir Verschlüsselungsverfahren (z.B. SSL/TLS). Unsere Sicherungsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überarbeitet.

Welche Daten werden erhoben

Zugriffsdaten, Server-Logfiles

Bei jedem Zugriff auf Seiten/Funktionen unserer Online-Plattform protokollieren unsere Server die im Folgenden dargestellten Zugriffsdaten und speichern diese in sogenannten Server-Logfiles:

<Zeitpunkt des Zugriffes>
<Verwendete IP-Adresse> (pseudonym)
<Aufgerufene Seite/Funktion>
<Menge der gesendeten Daten>
<Status/Fehler-Code>
<Quelle/Verweis>
<Verwendeter Browser>
<Verwendetes Betriebssystem>

Die erhobenen Daten dienen der Sicherung eines ordnungsgemäßen Betriebes unserer Systeme, insbesondere der Erkennung und der Behebung von Störungen, der Erkennung und der Abwehr von rechtswidriger Nutzung (z.B. Cyber-Angriffen), statistischen Zwecken, sowie der Betrugsprävention. Die Dauer der Speicherung beträgt in der Regel 7 Tage. Sofern keine gesetzlichen Regelungen dagegen stehen oder die Daten zur Durchsetzung berechtigter Ansprüche notwendig sind, werden diese mit Ablauf der Speicherfrist automatisiert gelöscht.

Kontaktformular

Unsere Online-Plattform stellt ein Kontaktformular zur Verfügung, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus dem Eingabeformular dient allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Die sonstigen während des Absende-Vorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Kontaktformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absende-Vorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Die Daten werden nach Beendigung der Kommunikation gelöscht, sofern keine längeren, gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dagegen stehen oder diese zur Durchsetzung berechtigter Ansprüche notwendig sind.

Test-Funktion

Auf unserer Online-Plattform besteht die Möglichkeit, einen kostenfreien Test durchzuführen. Hierfür wird ein Eingabe-Formular bereitgestellt, das mit dem Absenden folgende Daten an uns übermittelt:

Zweck der Datenerhebung mittels der Test-Funktion ist die Geschäftsanbahnung mit Neukunden. Die sonstigen während des Absende-Vorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Eingabeformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absende-Vorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Die Dauer der Speicherung beträgt in der Regel 7 Tage. Sofern keine gesetzlichen Regelungen dagegen stehen oder die Daten zur Durchsetzung berechtigter Ansprüche notwendig sind, werden diese mit Ablauf der Speicherfrist automatisiert gelöscht.

Anmeldung und Vertragsschluss

Wir erbringen Büro- und Sekretariatsdienstleistungen für Dritte mit dem Schwerpunkt auf der Bearbeitung von Telefonaten und damit zusammenhängenden Tätigkeiten. Der hierfür notwendige Vertragsschluss wird auf unserer Online-Plattform mittels der hierfür zur Verfügung gestellten Anmelde-Funktion durchgeführt. Folgende, für die Durchführung des Vertragsverhältnisses notwendigen Datenkategorien, werden im Rahmen des Anmelde-Prozesses an uns übermittelt:

Die sonstigen während des Absende-Vorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Eingabeformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen. Sämtliche für die Verarbeitung der Daten maßgeblichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen bzw. Regelungen werden im Rahmen des angebotenen Dienstleistungsvertrages getroffen und können auf unserer Online-Plattform jederzeit in ihrer aktuell gültigen Fassung (Allgemeine Geschäftsbedingungen "AGB") eingesehen werden.

Cookies und andere Speichertechnologien

Cookies sind kleine Informationseinheiten, die vom Internetbrowser auf dem Client-Rechner abgelegt werden können. Dies kann entweder im Hauptspeicher (sog. "Session-Cookie") geschehen oder der Cookie wird temporär oder dauerhaft auf der Festplatte des Client-Rechners abgelegt. Die mittels eines Cookies gespeicherten Daten können allein durch den Webserver ausgelesen werden, der das Cookie gesetzt hat. Standardmäßig verwenden wir den Cookie-Mechanismus ausschließlich in Form von Session-Cookies. Diese liegen ausschließlich im (flüchtigen) Speicher des Internetbrowsers und werden bei Beenden der Browser-Session automatisch vom Browser zerstört.

Die meisten Browser akzeptieren Cookies standardmäßig. Der Nutzer kann seinen Browser jedoch so einstellen, dass er ihn vor Annahme eines Cookies informiert bzw. keine Cookies mehr annimmt. Sind Cookies deaktiviert, stehen dem Nutzer bestimmte Funktionen der Online-Plattform (z.B. die Anmeldefunktion oder das Online-Benutzerkonto) nicht zur Verfügung und einige Webseiten werden möglicherweise nicht richtig angezeigt. Bestimmte Funktionen sind nur verfügbar, wenn der Nutzer den Einsatz von funktionsbezogenen Cookies akzeptiert.

Speicherung und Löschung

Soweit keine gesonderte Einwilligung der Betroffenen in eine verlängerte Speicherung vorliegt, löschen wir personenbezogene Daten, wenn die der Erhebung zu Grunde liegenden Zwecke wegfallen und die Daten nicht mehr zur Durchsetzung vertraglicher Ansprüche oder zur Abwehr ggf. unberechtigter Ansprüche erforderlich sind. Ausgenommen hiervon sind Daten/Datenkategorien, für die durch gesetzliche Regelungen oder laufende Rechtsprechung abweichende Aufbewahrungsfristen vorgegeben sind.

Weitergabe von Daten

Die Verarbeitung von Daten findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Wir geben Daten nur nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften oder eines gerichtlichen Titels an Behörden und Dritte heraus. Auskünfte an Behörden können aufgrund einer gesetzlichen Vorschrift zur Gefahrenabwehr oder zur Strafverfolgung erteilt werden. Dritte erhalten nur Auskünfte, wenn eine gesetzliche Vorschrift dies vorsieht.

Betroffenen-Rechte

Als Betroffene haben Sie das Recht, jederzeit Auskunft über die über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Zusätzlich haben Sie nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen ein Recht auf Berichtigung, Sperrung und Löschung dieser personenbezogenen Daten. Sie haben das Recht, datenschutzrechtliche Einwilligungserklärungen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Kontaktaufnahme

Bei Fragen zum Datenschutz, schreiben Sie uns bitte eine eMail oder wenden Sie sich direkt schriftlich an unsere Datenschutzbeauftragte:

Änderungsvorbehalt

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Die Datenschutzerklärung gilt jeweils in ihrer aktuell veröffentlichten Fassung.